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/ Technotools / Technotools (Chestnut CD-ROM)(1993).ISO / lantools / maillan / mail.doc < prev    next >
Text File  |  1992-01-31  |  16KB  |  398 lines
  1. Online Mailing List Manager-LAN/MULTI-USER VERSION  1.0
  2.  
  3. UNLICENSED-EVALUATION VERSION
  4.  
  5. Copyright 1992  Online Resources
  6.                 P.O. Box 1034 Concord, CA 94522
  7.                 All Rights Reserved
  8.  
  9. REGISTRATION OF THE PRODUCT ENTITLES YOU TO THE LATEST REGISTERED VERSION
  10. OF THE PRODUCT, AS WELL AS OTHER VALUABLE BENIFITS!  DO NOT USE FOR MORE
  11. THAN 30 DAYS WITHOUT REGISTRATION.  THIS IS AN EVALUATION COPY ONLY.
  12.  
  13. General information:
  14.  
  15. This program is designed to help businesses better manage their "form letter
  16. correspondence" and their mailing lists. Features include:
  17.  
  18. * Online management of mailing list and customer information as well as
  19.   correspondence.
  20.  
  21. * Generates mail merged documents with the option of being sent to printer,
  22.   screen, or disk file for later processing.
  23.  
  24. * Has built in word processing system.
  25.  
  26. * Customer database can be scanned by a variety of criterias such as last name,
  27.   company name, zip/postal code, city, state/province, phone number, etc.
  28.  
  29. * Has customer category code, and four user-definable insertion fields.
  30.  
  31. * Customer records can be tagged/selected manually, globally, or all records
  32.   where keyword/note fields contain specific words or phrases.
  33.  
  34. * Pop-up color menus, scrolled look-up displays, and context-sensitive help.
  35.  
  36. * Built-in Multi-user/LAN support-includes full security system, with
  37.   multiple access levels, and encrypted mailing list files.
  38.  
  39. * Separate system administrator program.
  40.  
  41. * Copying (cloning) of records, to help build the database faster.
  42.   You can make a single model record, and make many copies, and
  43.   change what you want.
  44.  
  45. * Multiple add mode, so that you can make repeated adds without having
  46.   to keep depressing the INS key.
  47.  
  48. * Embedded overlay design uses less main memory, and allows use in a
  49.   "PATH", so several departments can use the same copy, with discrete
  50.   user tables, document and mailing list files, etc.
  51.  
  52. It can be used on a single PC or network, and can easily be used by
  53. clerks, receptionists, secretaries, sales people, managers, and anyone
  54. else that generates customer correspondence.
  55.  
  56. The program uses "pop-up windows", and a person can become proficient
  57. in its use in a matter of minutes.  It is very "intuitive", and with a
  58. little "play", most features become readily apparent.  This cuts down on
  59. training time, and reduces documentation size (amen!). We hate to have
  60. to constantly look things up in manuals, and have made the program very
  61. "friendly"!
  62.  
  63. Security levels, user ID's and passwords are set up in the section on
  64. setting up the program.
  65.  
  66. Security levels are 9 to 1, with 1 being the highest level.
  67.  
  68. The unregistered version has a single user ID that has full security
  69. access.  The registered version has a system administrators program
  70. that allows you to assign people individual user ID's with separate
  71. passwords, as well as more restricted access (browse without report
  72. generation, view but no update, deletion restriction, etc)
  73.  
  74. More information on setting up separate security levels and passwords 
  75. are available with the registered version.
  76.  
  77.  
  78. The default user name and password are:
  79.  
  80. User Name    Password     Level
  81. USER1        PASS1          1
  82.  
  83.  
  84. The opening menu has the following options:
  85.  
  86. CUSTOMER DATABASE:     Lets you create, change, delete and select (mark/tag for
  87.                        later processing) customer records, and look at database
  88.                        sorted by LAST NAME, COMPANY NAME, ZIP/POSTAL CODE,
  89.                        CITY, STATE/PROVINCE, CATEGORY CODE, or PHONE NUMBER.
  90.  
  91.                        Records can be selected (marked/tagged) either
  92.                        individually, all selected/unselected, or note/keyword
  93.                        field in customer database can be "searched" for
  94.                        occurances of a specific word or phrase.   With a
  95.                        series of "searches" you can tag all the customers
  96.                        you want.
  97.   
  98.                        Customer database contains the following information 
  99.                        fields (all optional) Last/First name, company name, 
  100.                        two line address, city, state, zip/postal code, country,
  101.                        phone, "Interest field", Catagory code, comment, four
  102.                        user-defined fields, and an 800 character note/keyword
  103.                        field.
  104.  
  105. MANAGE DOCUMENTS:      Lets you create and edit documents and correspondence
  106.                        as well as merge in customer specific information,
  107.                        such as name, address, and many other fields, plus
  108.                        several user-defined insertion fields.  These items
  109.                        will be pulled from (merged into) a document from the
  110.                        customer database at processing time for those
  111.                        customers whose records have been selected (marked/
  112.                        tagged).  Some example documents are included.
  113.  
  114. MERGE/PRINT DOCUMENTS: Lets you select specific document or correspondence
  115.                        you want to process, and where you want the merged 
  116.                        (document plus customer specific information taken
  117.                        from the customer database) information sent (screen,
  118.                        disk file, or printer LPT1 thru 4).  
  119.  
  120.  
  121. ---------------------------------------------------------------------
  122.  
  123. Configuring your system:
  124.  
  125. You must insure that the "CONFIG.SYS" file in the root directory contains
  126. a statement allowing AT LEAST 50 files to be opened, as follows:
  127.  
  128. FILES=50
  129.  
  130. Certain systems will need to increase this number, especially LAN
  131. servers.
  132.  
  133. It is recommended that a hard drive be used, and all files should be placed
  134. in the same directory.
  135.  
  136. No special installation is required. Just copy the files to the subdirectory
  137. that you want it to create files in.  To execute, type:
  138.  
  139.    MAIL.EXE
  140.  
  141. ---------------------------------------------------------------------
  142. Special configuration information:
  143.  
  144. We also have put in an automatic screen saver, so the screen will blank out
  145. after 10 minutes.  Just depress a space to un-blank it.  You can change it
  146. to a different value, or eliminate the feature entirely, as follows:
  147.  
  148. MAIL V=0 disables the feature
  149. MAIL V=5 blanks the screen after 5 minutes
  150. MAIL V=X blanks the screen after X number of minutes
  151.  
  152. To disable the Beep on error feature, just start the program as follows:
  153.  
  154. MAIL /B=NO
  155.  
  156. To use the program with an enhanced keyboard, with some "compatibles" you
  157. may need to start the program as follows:
  158.  
  159. MAIL /E
  160.  
  161. If your computer has problems with this program automatically setting keyboard
  162. locking, (some programs and "compatibles don't like it) start the program as
  163. follows:
  164.  
  165. MAIL /L
  166.  
  167. Many monitors will work better with the "fast video" option.  Some CGA monitors
  168. will produce "snow" on the screen when this is used, so you may want to try it
  169. and see if it improves performance. To do so, start the program as follows:
  170.  
  171. MAIL /F
  172.  
  173. You can also combine options.  For example, if you want to disable "beep on
  174. error", and use the "fast video" option, start the program as follows:
  175.  
  176. MAIL /B=N /F
  177.  
  178. ---------------------------------------------------------------------
  179.  
  180. Desqview information:
  181.  
  182.  
  183. There is nothing special you have to do to run it under Desqview, other than
  184. make the "MEMORY SIZE" on screen one 450K and the "MAXIMUM PROGRAM MEMORY
  185. SIZE" on the second screen of program options window 640K (even though you
  186. don't have it, and the program won't use it.)
  187.  
  188. Also note that under Desqview, screen saver and beep on errors are
  189. automatically disabled. to allow them to run in background.
  190.  
  191. ---------------------------------------------------------------------
  192.  
  193. General System Requirements:
  194.  
  195. The program is compatible with any IBM PC, XT, AT, PS/2 or 100%
  196. compatible, operating on DOS version 2.0 or higher (3.1 recommended
  197. for networks), and having 640K, a monochrome or color monitor,
  198. and virtually any 80 column printer (if you want printed reports.)
  199.  
  200. ---------------------------------------------------------------------
  201.  
  202. File definitions:
  203.  
  204. These data files(and their respective KEY and MEMO files) are created
  205. when the program is first run:
  206.  
  207. CUSTOMER.DAT is for the customer/mailing list database, and is encrypted.
  208.  
  209. LOG.DAT is the security log file (unencrypted).
  210.  
  211. These data files must be present for the program to initially run:
  212.  
  213. DOCUMENT.DAT is where the documents/correspondences are stored.
  214.  
  215. VARIBLES.DAT is used by the program to identify field keywords.
  216.  
  217. USER.DAT
  218. USER.K01
  219. MAIL.HLP (Online Help file)
  220.  
  221. Extensions used:
  222.  
  223. .DAT are the encrypted data files.
  224.  
  225. .KXX are the index keys for the data files to speed up access.
  226.  
  227. .MEM are the memo files for particular databases.
  228.  
  229. ---------------------------------------------------------------------
  230.  
  231. Advanced LAN installations:
  232.  
  233. Some companies put the program in one subdirectory, and then put a "path"
  234. statement in the AUTOEXEC.BAT file.  Note that files have to be duplicated
  235. in each subdirectory, but this allows the option of discrete message bases
  236. for different departments, as well as different reference information, etc.
  237.  
  238. Each subdirectory can have its own separate USER ID tables, as another
  239. layer of security.
  240.  
  241.  
  242. Example:  MD \ONLINE
  243.  
  244. Copy MAIL.EXE into that subdirectory.
  245.  
  246. Add the statement into your AUTOEXEC.BAT file:
  247.  
  248.           PATH <drive> \ONLINE
  249.  
  250. Create subdirectories for each department:
  251.  
  252. MD \OPERAT
  253. MD \SALES
  254. MD \MGMT
  255. MD \ENGR
  256.  
  257. etc.
  258.  
  259. Copy the user and level files (USER.DAT, USER.K01, and MAIL.HLP) into each
  260. subdirectory.  This allows each department to have its own separate user
  261. access, customer databases and document/correspondence databases.
  262.  
  263. They will type "MAIL" from within their own subdirectory.
  264.  
  265. Some servers using DOS version 4.01 may have to include the following
  266. statement in the CONFIG.SYS file only IF you receive the DOS error
  267. "ACCESS DENIED":
  268.  
  269. INSTALL=C:\SHARE.EXE /L:200 /F:4096
  270.  
  271. Some LAN systems run into problems with "Share Violation" errors, because
  272. the executable file is opened for write access and when you try to 
  273. execute it from more than one station you get the error.  This is NOT
  274. a problem with this program, but in how the LAN executes the program.
  275.  
  276. This can often be corrected by "write protecting" the executable program,
  277. and the LAN seeing that it is write restricted, and won't be "write shared",
  278. doesn't return the error.  This can be done with the DOS attribute command
  279.  
  280. ATTRIB +R MAIL.EXE
  281.  
  282. This makes the .EXE program read only.  As you shouldn't be writing to the
  283. program file itself, this doesn't interfere with normal system operation.
  284.  
  285. ---------------------------------------------------------------------
  286.  
  287. Distribution Information:
  288.  
  289. This program may be freely distributed, in its unmodified format, as
  290. long as no charge is made, except for a token "disk copying" charge,
  291. not to exceed $10.00.
  292.  
  293. This program is distributed using the "Shareware" concept.  This allows
  294. potential users to try a product before buying it.
  295.  
  296. If you like the program, and want to continue to use it after a 30 day
  297. evaluation period, please fill out the registration form, enclose a check
  298. or money order the appropriate amount, and mail it to the address indicated.
  299. You will receive the latest registered version of the program and be notified
  300. of new releases, and receive our newsletter.
  301.  
  302. By supporting the shareware concept of marketing, it helps continue to
  303. make quality software available to you at reasonable prices, without the
  304. high overhead normally involved in marketing software.
  305.  
  306. Online Resources is constantly looking for ways to improve our products,
  307. and better serve the needs of our customers.  We are committed to providing
  308. powerful, high-quality business software, at affordable prices.
  309.  
  310. LIMITED LICENSE GRANTED
  311.  
  312. Unlike conventional software marketing channels, we provide you with a
  313. fully functional program, to let you decide if it suits your needs.
  314. If you continue to use the software after a reasonable evaluation period,
  315. in our case, 30 days, you must to register the program to continue to use
  316. it legally.  You receive the very latest version without the "unlicensed
  317. evaluation copy" message, as well as the administration program and a
  318. certificate proving that you are a licensed user of the product.
  319.  
  320. The cost of registration of a single server copy of the LAN version
  321. of the Online Mailing List Manager package is $49.00 (US).
  322.  
  323. If you plan to use copies of the registered version on many PC's throughout
  324. your company, including several servers, we now offer a one-time site license
  325. for the current version of the program.  The fee is only $300 (US), and lets
  326. you distribute the latest registered version to as many PC's within your
  327. particular company as you wish. We provide one copy of the program with your
  328. company name on the opening screen, and a laser-printed copy of the
  329. documentation suitable for reproduction.
  330.  
  331. ---------------------------------------------------------------------
  332.                            Registration Form
  333.                    Online Mailing List Manager Ver 1.0
  334.  
  335.  
  336. Name:______________________  Company:_______________________
  337.  
  338. Address:____________________________________________________
  339.  
  340. City:__________________  State:________________  Zip code/postal code:________
  341.  
  342. Telephone:________________________                   Country:_________________
  343.  
  344.  
  345. Organization name to appear on license:____________________________________
  346.  
  347. Number of copies registering ______  at $49.00 (US) per copy/server (add
  348. $10.00 (US) for orders outside of the United States)
  349.  
  350. Site licensing-unlimited distribution within one company ______ at
  351. $300.00 (US).
  352.  
  353. Amount enclosed: $___________
  354.  
  355. Format:  3 1/2"________     5 1/4"(360K)_______   5 1/4"(1.2 Meg)________
  356.  
  357. Where did you obtain your copy of the program? ____________________________
  358.  
  359. ___________________________________________________________________________
  360.  
  361. Mail to: Online Resources
  362.          P.O. Box 1034
  363.          Concord, CA 94522 USA
  364.  
  365. Comments:__________________________________________________________________
  366.  
  367. ___________________________________________________________________________
  368.  
  369. ___________________________________________________________________________
  370.  
  371. ___________________________________________________________________________
  372.  
  373. ___________________________________________________________________________
  374.  
  375. ___________________________________________________________________________
  376.  
  377. Suggestion for enhancements:_______________________________________________
  378.  
  379. ___________________________________________________________________________
  380.  
  381. ___________________________________________________________________________
  382.  
  383. ___________________________________________________________________________
  384.  
  385. ___________________________________________________________________________
  386.  
  387.  
  388. This program is provided "AS IS" without warranty of any kind, either expressed
  389. or implied, including, but not limited to the implied warranties of
  390. merchantability and fitness for a particular purpose.  The entire risk as to
  391. the quality and performance of the program is with you. In no event will
  392. Online Resources be liable for any damages, including any lost profits, lost
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  395. -------------------------------------------------------------------------------
  396. IBM is a registered trademark of the International Business Machines Co.
  397. DESQVIEW is a registered trademark of Quarterdeck Office Systems.
  398.